A számla kötelező adattartalma

a számla kibocsátásának kelte;
a számla sorszáma, amely a számlát kétséget kizáróan azonosítja;
a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának adószáma, amely alatt a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítette;
a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének adószáma, amely alatt, mint adófizetésre kötelezettnek a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítették, vagy amely alatt a 89. §-ban meghatározott termékértékesítést részére teljesítették;
a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának, valamint a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének neve és címe;
az értékesített termék megnevezése, annak jelölésére - a számlakibocsátásra kötelezett választása alapján - az e törvényben alkalmazott vtsz., továbbá mennyisége, illetőleg a nyújtott szolgáltatás megnevezése, annak jelölésére - a számlakibocsátásra kötelezett választása alapján - az e törvényben alkalmazott SZJ, továbbá mennyisége, feltéve, hogy az természetes mértékegységben kifejezhető;
a 163. § a) és b) pontjában említett időpont, ha az eltér a számla kibocsátásának keltétől;
az adó alapja, továbbá az értékesített termék adó nélküli egységára, illetőleg a nyújtott szolgáltatás adó nélküli egységára, ha az természetes mértékegységben kifejezhető, valamint az alkalmazott árengedmény, feltéve, hogy azt az egységár nem tartalmazza;
az alkalmazott adó mértéke;
az áthárított adó, kivéve, ha annak feltüntetését e törvény kizárja;
adómentesség esetében, valamint abban az esetben, ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett, jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása mentes az adó alól, vagy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása után a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője az adófizetésre kötelezett;
új közlekedési eszköz 89. §-ban meghatározott értékesítése esetében az új közlekedési eszközre vonatkozó, a 259. § 25. pontjában meghatározott adatok;
utazásszervezési szolgáltatás nyújtása esetében jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a XV. fejezetben meghatározott különös szabályokat alkalmazták;
használt ingóság, műalkotás, gyűjteménydarab vagy régiség értékesítése esetében jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a XVI. fejezet 2. vagy 3. alfejezetében meghatározott különös szabályokat alkalmazták;
pénzügyi képviselő alkalmazása esetében a pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma.

2010. január 01-től a számlát kibocsátó egyéni vállalkozónak neve mellé fel kell tűntetni az "egyéni vállalkozó" vagy "E.V." rövidítést, valamint a nyilvántartási számát is! 

Bizonyos esetekben a számla egyszerűsített tartalommal is kibocsátható.

Az egyszerűsített számla esetében a számla tartalmi követelményeihez képest egyszerűsítés:
-az adó alapja, továbbá az értékesített termék adó nélküli egységára helyett elegendő feltüntetni az ellenérték adót is tartalmazó összegét,
- ha az áthárított adó összegét nem tüntetik fel, akkor az alkalmazott adó mértéke helyett,
-ha a számla alapja a 25 %-os adómérték alá esik, akkor 20 %-ot
-ha a számla alapja a 20 %-os adómérték alá esik, akkor 16,67 %-ot
- ha a számla alapja a 18 %-os adómérték alá esik, akkor 15,25 %-ot 
- ha a számla alapja a 5 %-os adómérték alá esik, akkor 4,76 %-ot
kell feltűntetni.

Az egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet (továbbiakban: R.) 25/2006. (X. 27.) PM rendelettel megállapított, 2007. január 1-jétől hatályos 1/A. §-a előírja, hogy a R. 1. § (1) bekezdésében megjelölt bizonylatok kizárólag az állami adóhatóság által a nyomtatvány előállítója részére kijelölt sorszámtartományba illeszkedő nyomtatott sorszám alkalmazásával, annak egyszeri felhasználásával állíthatók elő. A sorszámtartományt az állami adóhatóság az adóalany írásos kérelmére (továbbiakban: kérelem) jelöli ki.

A R. 1. § (1) bekezdése alá az általános forgalmi adóról szóló 1992. évi LXXIV. (Áfa) törvény 13. § (1) bekezdés 16., 17., 20. pontjaiban meghatározott számla, egyszerűsített számla és nyugta nyomtatványok tartoznak.

Nem kell az APEH-tól sorszámtartományt kérni az alábbi esetekben:
A nyugta funkcióját is betöltő, de elsősorban szolgáltatás igénybevételére feljogosító jegyek, belépők [R. 1. § (6) bekezdésében szabályozott nyomtatványok, pl. parkolójegy, belépőjegy, uszoda-és strandbelépő, vagy színházjegy, vonat-, hajó-, kisvasútjegy stb.] előállításához, ha azon előre nyomtatottan szerepelnek a kibocsátó adatai, még akkor sem, ha egyébként tartalmuk alapján alkalmasak a kézzel kiállított nyugta funkciójának betöltésére is.
E nyomtatványok zárt rendszerű elszámoltathatóságát szigorú számadás alá vonással, illetve a tőpéldányokon keresztüli hiánytalan elszámolássalbiztosítani kell.
 
A vizitdíj, kórházi napidíj bizonylatolására alkalmas nyomtatványok előállításához, mivel a vizitdíj, kórházi napidíj sajátos jogi szabályozása miatt nem minősül szolgáltatásnyújtás ellenértékének, így nem tartozik az Áfa törvény tárgyi hatálya alá, ezért az ezt dokumentáló bizonylat sem tartozik az Áfa törvényben tárgyalt bizonylatok körébe.
 
Az Áfa törvény fentebb hivatkozott jogszabályhelyei alá nem tartozó nyomtatványok előállításához, melyeket a felhasználó (jogszabályi előírás vagy saját döntése alapján) szigorú számadás alá von (pl. CMR fuvarokmány, szállítólevél, felvásárlási jegy, belső bizonylatok stb.).
Természetesen a felsorolt nyomtatványokat is el kell látni sorszámmal, de ezeket nem az APEH jelöli ki, így pl. ezen nyomtatványokról nem kell a nyomtatványforgalmazóknak az APEH felé adatot sem szolgáltatnia.
 
Fontos, hogy továbbra is az APEH határoz meg sorszámot minden, az Áfa törvényben meghatározott tartalmi elemeket tartalmazó számla (egyszerűsített számla) nyomtatvány nyomdai előállításához, tehát a kibocsátó adózó adatait előre nyomtatottan tartalmazó számlához is. 
 
 
A számítógéppel kiállított számla papír alapú előállításától semmilyen esetben nem lehet eltekinteni.
A számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló PM-rendelet alapján számlát papíralapon és elektronikus úton lehet kibocsátani.
A papíralapú számlát, nyomtatványt értékesítőtől vásárolt számlatömbben szereplő bizonylat kézzel vagy nyomdai úton való kitöltésével vagy számítógéppel lehet kiállítani.
Számítógéppel előállított számla az, amelynek szigorú számadás alá vonása megvalósul oly módon, hogy a program (beleértve az alaki hibás, tartalmilag rontott, megsemmisült vagy elveszett számlát is) kihagyás és ismétlés nélkül biztosítja a sorszámozást, és a másolatok alapján a hiánytalan elszámolás biztosított.

Ez utóbbi feltétel teljesüléséhez a számla összes példányának egymás utáni nyomtatással történő előállítása esetében a gépi programnak biztosítania kell a példányok sorszámozását, több példányos összeszerelt, előnyomás nélküli számla esetén pedig fel kell tüntetnie azt, hogy a számla hány példányban készült.
A számítógéppel előállított számlára vonatkozó szabályozásból következik, hogy a számítógéppel előállított számla minden példányát papír alapon ki kell nyomtatni. A papír alapon előállított számla esetében ugyanakkor elemi és fogalmi feltétel, hogy fizikailag, papírként realizálódjék.

Mindezek alapján jelenleg nincs lehetőség a számítógéppel előállított számla pusztán elektronikus formában való továbbítására, azt a vevőhöz papír formában kell eljuttatni. A számítógéppel előállított, de nem a jogszabályi előírásoknak megfelelően nyomtatott és továbbított számlák adóigazgatási azonosításra nem alkalmasak, így azok alapján adólevonási jog nem gyakorolható!

Ettől függetlenül, elektronikus úton előállított számla kibocsátására, az erre vonatkozó jogszabályi rendelkezések figyelembevételével természetesen lehetőség van.

Az elektronikus számla

A számlák elektronikus úton történő kibocsátásáról és annak alapvető követelményeiről a 2007/CXXVII számú (ÁFA) törvény 175§-a rendelkezik.

Számlát elektronikus úton kibocsátani, abban az esetben lehet, ha a számla és az abban foglalt adattartalom sértetlensége és eredetiségének hitelessége biztosított.

Az elektronikus úton kibocsátott számlát az elektronikus aláírásról szóló törvény rendelkezései szerinti, fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni, vagy az elektronikus adatcsererendszerben (a továbbiakban: EDI) elektronikus adatként kell létrehozni és továbbítani.

A 46/2007 (XII.29) PM rendelet 3§-a alapján elektronikus úton kibocsátott és/vagy ilyen alapon rendelkezésre álló számla esetében az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 47. §-ának (2) bekezdésében előírt bemutatási kötelezettségnek a számla kibocsátásakor érvényben levő - az állami adóhatóság által közleményben közzétett - formátumnak megfelelő adatok átadásával kell eleget tenni.

Az adóhatóság által elfogadott fájlformátumok:

- .txt formátum (text fájl),
- .print fájl formátum az APEH által meghatározott fájlstruktúra szerint
- .xml fájlformátum

Az e-számla kibocsátójának, és befogadójának is rendelkeznie kell a megfelelő technikai feltételekkel.
Az elektronikus kiállított számla nyomtatot példánya számla másolatnak minősül.

Az ellenőrzés során az adóalany köteles az adóhatóság részére a számlák olvashatóságához szükséges számítástechnikai eszközöket, az eszközök használatához szükséges dokumentációt, valamint az általa megőrzött számlák másolatát az adóhatóság felhívásában meghatározott csoportosításban és a meghatározott formátumban rendelkezésre bocsátani.

Az adóhatóság az ellenőrzés során jogosult az elektronikus számla kiállításának folyamatát oly módon ellenőrizni, hogy felügyelete mellett az adóalany számlát bocsát ki.